POLÍTICA DE PRIVACIDAD, TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

1. ANTECEDENTES
El Gobierno Nacional ha expedido diferentes normas encaminadas a la protección de los datos personales que se almacenan o recopilen en centrales de información, para esto ha expedido leyes reglamentando la protección de datos, entre ellas la 1266 del 2008, los decretos 1727 del 2009 y 2952 del 2010, la ley 1273 del 2009.
En el año 2012 expide la ley 1581 del 2012 régimen general de protección de datos, y el decreto reglamentario 1377 del año 2013, con principios y disposiciones aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada. Esta ley tiene como objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos archivos, y los demás derechos, libertades, y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política, así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma; es así como de acuerdo a lo reglamentado en el Artículo 8 literal F de esta ley LEGF CONSTRUCTORA S.A.S., adopta el presente manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley 1581 del 2012. 2012 sus decretos reglamentarios y demás normatividad que la complementen, modifiquen o deroguen.

2. INTRODUCCION
LEGF CONSTRUCTORA S.A.S. es una sociedad por acciones simplificada, de carácter privado, reglamentada por la ley 1258 del 2008, que tiene por objeto social explotar la industria de la construcción en todos sus aspectos, la prestación de servicios de proyectos de ingeniería de toda índole, en todas sus fases y ramas. Conscientes del derecho que tienen todas las personas a su intimidad familiar y personal, y así mismo a la posibilidad de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas, LEGF CONSTRUCTORA S.A.S., por medio del presente documento ha establecido políticas para el tratamiento de los datos personales que reposan en sus sistemas de información, orientadas a gestionar la preservación de la confidencialidad, la integridad, y la disponibilidad de la información de acuerdo con las disposiciones contenidas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios 886 y 1377 del 2013, por medio de los cuales se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
LEGF CONSTRUCTORA S.A.S. es el responsable del tratamiento de los Datos Personales que reposan y se recopilan en sus sistemas de información en cumplimiento de lo establecido en el artículo 13 del decreto reglamentario 1377 del 2013, adopta y hace público a todos los interesados el presente manual de políticas que contiene todos los elementos que determina la ley para garantizar la protección de los datos personales.
Los datos administrados por LEGF CONSTRUCTORA S.A.S., son de naturaleza privada y están clasificadas en bases de datos de clientes, proveedores, contratistas, empleados, socios y otros terceros, estas bases de datos se encuentran sujetas a todas y cada una de las obligaciones que dispone la ley 1581 del 2012 sus decretos reglamentarios y las demás normas que lo complementen, adicionen, o deroguen.

3. ALCANCE DE LA POLITICA
Esta política de protección de datos personales se aplicará a todos los archivos manuales y electrónicos que contengan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de LEGF CONSTRUCTORA S.A.S., debe ser conocida y cumplida por todo el personal de la institución, directivos, funcionarios, contratistas, y terceros que presten sus servicios o tengan algún tipo de relación con la empresa y aplica a todas las personas naturales de las cuales la empresa posea información.

4. OBJETIVO DE LA POLITICA
Establecer los lineamientos y metodología que garanticen el cumplimiento de la ley 1581 del 2012 y su decreto reglamentario 1377 del 2013 de protección de datos personales, brindar a los Titulares de datos personales clientes, proveedores, contratistas, socios empleados y demás terceros niveles adecuados de reserva, integridad, confidencialidad, y disponibilidad de toda la información personal que sobre ellos repose en los archivos manuales y electrónicos de LEGF CONSTRUCTORA S.A.S.

5. DEFINICIONES Y TERMINOLOGIA
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Política: Compendio de directrices que representan una posición de las directivas, para áreas de control específicas que permiten establecer un canal de actuación en relación con los recursos y servicios de la Organización, normalmente soportadas por estándares, mejores prácticas, procedimientos y guías.
Confidencialidad: se garantiza que la información sea accesible sólo a aquellas personas autorizadas a tener acceso a la misma.
Integridad: se salvaguarda la exactitud y totalidad de la información y los métodos de procesamiento.
Disponibilidad: se garantiza que los usuarios autorizados tengan acceso a la información y a los recursos relacionados con la misma, toda vez que lo requieran.
Confiabilidad de la Información: es decir, que la información generada sea adecuada para sustentar la toma de decisiones y la ejecución de las misiones y funcione y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Sistema de Información: Se refiere a un conjunto independiente de recursos de información organizados para la recopilación, procesamiento, mantenimiento, transmisión y difusión de información según determinados procedimientos, tanto automatizados como manuales.
Datos sensibles: Se consideran sensibles los datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como datos relativos a la saludo, a la vida sexual y a los datos biométricos.

6. POLITICA GENERAL PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
Para la protección de datos personales y el tratamiento de éstos de acuerdo a lo establecido en la ley 1581 del 2012 y su decreto reglamentario 1377 del 2013, LEGF CONSTRUCTORA S.A.S., ha establecido como política general, asegurar la confidencialidad, integridad, libertad, veracidad, transparencia y disponibilidad de la información y bases de datos de sus accionistas, proveedores, contratistas, empleados, ex empleados y otros terceros, garantizando seguridad de la infraestructura tecnológica para el tratamiento de los datos personales recolectados para fines legales, contractuales, y comerciales.
LEGF CONSTRUCTORA S.A.S. se compromete a cumplir con la normatividad vigente, buscando siempre mecanismos efectivos para la protección de los derechos de los titulares de los datos personales a los cuales les dé Tratamiento y gestionará y desarrollará medidas que contengan condiciones de seguridad adecuadas para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso fraudulento sobre la información.

7. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La protección de datos personales en LEGF CONSTRUCTORA S.A.S. estará sometida a los siguientes principios con base en los cuales se determinarán los procesos internos relacionados con el tratamiento de datos personales y se interpretarán de manera armónica, integral y sistemática para resolver los conflictos que se susciten en esta materia:
Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento de datos en LEGF CONSTRUCTORA S.A.S., se sujetará a los establecido en la ley 1581 del 2012 y sus decretos reglamentarios 886 y 1377 del 2013.
Principio de finalidad: El tratamiento y recolección de los datos personales que registre LEGF CONSTRUCTORA S.A.S. en sus archivos obedecerán a una finalidad especifica legitima de acuerdo con la Constitución y la ley 1581 del 2012 y decreto reglamentario 1377 del 2013 y se limitara a los datos personales pertinentes y adecuados a la finalidad correspondiente que deberá ser informada al Titular.
Principio de libertad: El Tratamiento de datos personales en LEGF CONSTRUCTORA S.A.S. sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento en LEGF CONSTRUCTORA S.A.S. debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No se podrá tener Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el Tratamiento de datos LEGF CONSTRUCTORA S.A.S. garantizara el derecho del Titular a obtener, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento de datos personales en LEGF CONSTRUCTORA S.A.S. se sujetará a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley 1581 del 2012 la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo se hará por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la mencionada ley.
LEGF CONSTRUCTORA S.A.S. no pondrá a disposición en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva Los datos personales, salvo la información pública, solo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley 1581 del 2012.
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por LEGF CONSTRUCTORA S.A.S., se será manejada con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: LEGF CONSTRUCTORA S.A.S. garantiza la reserva de la información, inclusive después de finalizada la relación contractual que existía, sólo realizara suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley 1581 del 2012.


8. DERECHOS DE LOS TITULARES
Los clientes, Empleados, Contratistas, Proveedores, socios y demás terceros sobre los cuales LEGF CONSTRUCTORA S.A.S. registre datos personales pueden conocer y acceder de manera gratuita a los datos que se encuentra bajo nuestro control y pueden ejercer los derechos que les asisten como titulares de los mismos de acuerdo con lo previsto en la Ley 1581 de 2012. Podrán solicitar, de manera gratuita, entre otras cosas lo siguiente:
• Derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales: Los Titulares de datos personales podrán ejercer este derecho entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no ha sido autorizado.
• Derecho a solicitar prueba de la autorización: Los Titulares de datos personales podrán solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento de sus datos, de conformidad con lo previsto en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012. Se exceptúan de esta obligación los datos señalados en el artículo 10 de esta Ley.
• Derecho a ser informado frente al uso que se le ha dado a sus datos personales: Los Titulares de datos personales tienen derecho a conocer en cualquier momento el uso y finalidad que se les ha dado a sus datos personales previa solicitud dirigida a LEGF CONSTRUCTORA S.A.S., siguiendo el procedimiento establecido en el presente documento.
• Derecho a revocar, modificar la autorización y/o a solicitar la supresión del dato: Los Titulares de datos personales podrán revocar la autorización otorgada a LEGF CONSTRUCTORA S.A.S., para el Tratamiento de sus datos personales, si evidencia que no han sido respetados los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, la revocatoria o supresión de los datos solo aplicara cuando la SUPERINTENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO haya determinado que en el Tratamiento LEGF CONSTRUCTORA S.A.S., ha incurrido en conductas contrarias a la ley de protección de datos y a la Constitución.
• Derecho a acceder a sus datos personales: Los Titulares de datos personales podrán acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
• Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 del 2012 sobre protección de datos personales sus decretos reglamentarios o normas que la modifiquen. El Titular, representante y/o apoderados sólo podrán elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante LEGF CONSTRUCTORA S.A.S., siguiendo el procedimiento establecido por la entidad.

Derecho a acceder en forma gratuita a sus datos personales los Titulares de datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, tendrán acceso gratuito a los datos que reposan en las bases de datos en LEGF CONSTRUCTORA S.A.S.
Estos derechos podrán ser ejercidos por:
• El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios de los que disponga LEGF CONSTRUCTORA S.A.S.
• Los causahabientes del Titular quienes deberán acreditar tal calidad.
• El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
• Por estipulación a favor de otro o para otro.

9. DEBERES DE LEGF CONSTRUCTORA SAS EN RELACION AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Conscientes que los datos personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos, LEGF CONSTRUCTORA S.A.S., observara los siguientes deberes:
• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley 1581 del 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente la ley 1581 del 2012.
Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley de protección de datos 1581 del 2012.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

10. DATOS CON TRATAMIENTO ESPECIAL
10.1. Datos sensibles.
De llegar a existir datos que se consideraran o clasifican dentro de la categoría de datos sensibles definidos en la ley 1531 del 2012 LEGF CONSTRUCTORA S.A.S., limitará su tratamiento exclusivamente a lo indispensable, con consentimiento previo y expreso para su uso de los titulares, su representantes legales, apoderados, causahabientes e informara sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento.
LEGF CONSTRUCTORA S.A.S., solo hará tratamiento de datos sensibles cuando:
• El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
• El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
• El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
10.2. Datos de menores
Cuando por alguna circunstancia legal o que se trate de datos de naturaleza publica según lo establecido en la ley 1581 del 2012 LEGF CONSTRUCTORA S.A.S. deba realizar tratamiento de bases de datos personales de niños, niñas o adolescentes hará un uso seguro y responsable donde prevalecerá en el tratamiento de los mismos el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes, de acuerdo a lo establecido en la Constitución Política de Colombia en sus artículos 44 y 45 en concordancia con el código de infancia y adolescencia. De no existir circunstancia legal o que se trate de datos de naturaleza pública alguna el tratamiento de datos personales de niños niñas y adolescentes en LEGF CONSTRUCTORA S.A.S. se encuentra proscrito y no se realizara ningún tipo de tratamiento de datos personales de niños, niñas o adolescentes.
De darse circunstancias que obliguen a dicho tratamiento LEGF CONSTRUCTORA S.A.S.
este debe cumplir con los siguientes parámetros y requisitos:
• Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
• Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, LEGF CONSTRUCTORA S.A.S. solicitara la autorización al representante legal del niño, niña o adolescente previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

11. CLASIFICACION DE LAS BASES DE DATOS EN LEGF CONSTRUCTORA
S.A.S.
11.1. Base de datos Clientes
Contienen las bases de datos que reposan en archivos manuales o en sistemas de información automatizadas, que se encuentran estructuradas y que incluyen los datos de naturaleza privada de personas naturales, en calidad de clientes por los ingresos realizados en el ejercicio del objeto social de la entidad, se originan de una relación contractual, cuya finalidad es el cumplimiento de lo pactado con el Titular de los datos personales en el desarrollo de la actividad económica de LEGF CONSTRUCTORA S.A.S., de acuerdo a las diferentes

normas y regulaciones existentes tanto de entes de control y vigilancia como para el cumplimiento de políticas internas de la Institución.
El tratamiento de datos para fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación contractual existente requerirá previa autorización del Titular de los datos o su representante.
Para continuar con el tratamiento de los datos de las personas naturales vinculadas contractualmente como clientes, existentes antes de la publicación del presente manual de políticas, LEGF CONSTRUCTORA S.A.S., solicitara la autorización a través de correo electrónico con formato diseñado para este fin. Cuando no sea posible la solicitud por correo electrónico se procederá a enviar comunicación escrita al domicilio que aparece registrado en los datos personales del Titular de los datos.
11.2. Base de datos de empleados
Corresponden a las bases de datos manuales o automatizados que se encuentran estructuradas y que contienen datos de naturaleza privada de las personas naturales que se vinculan a través de un contrato laboral, que tiene como finalidad además de cumplir las disposiciones legales y reglamentarias existentes para este tipo de contratación, poder desarrollar el objeto social de LEGF CONSTRUCTORA S.A.S.
El tratamiento de datos para fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación contractual existente requerirá previa autorización del Titular de los datos o su representante.
Para continuar con el tratamiento de los datos de las personas naturales vinculadas a través de una relación legal laboral como empleados, que existían antes de la publicación del presente manual de políticas, LEGF CONSTRUCTORA S.A.S., solicitara la autorización a través de correo electrónico con formato diseñado para este fin; cuando no sea posible la solicitud por correo electrónico se procederá a enviar comunicación escrita al domicilio que aparece registrado en los datos personales del Titular de los datos.
11.3. Base de datos de Contratistas y Proveedores
Incluyen las bases de datos manuales o sistematizadas que se encuentran estructuradas y que contienen datos de las personas naturales, con una relación contractual y comercial por la adquisición de bienes y/o servicios, cuya finalidad es poder ejecutar las operaciones relacionadas directamente con la explotación del objeto social de LEGF CONSTRUCTORA S.A.S., para su normal funcionamiento y de acuerdo a lo pactado con el Titular de los datos, las regulaciones legales y las políticas internas de la entidad.
El tratamiento de datos para fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación contractual existente requerirá previa autorización del Titular de los datos o su representante Para continuar con el tratamiento de los datos de las personas naturales vinculadas como contratistas o proveedores que existían antes de la publicación del presente manual de políticas, LEGF CONSTRUCTORA S.A.S., solicitara la autorización a través de correo electrónico con formato diseñado para este fin. Cuando no sea posible la solicitud por correo electrónico se procederá a enviar comunicación escrita al domicilio que aparece registrado en los datos personales, del Titular de los datos.
11.4. Base de datos de Socios
Son las bases de datos manuales o automatizados que se encuentran estructuradas y que contienen los datos de las personas naturales, con la calidad de accionista de LEGF CONSTRUCTORA S.A.S. de acuerdo a las normas legales que regulan esta relación. Tienen como finalidad dar cumplimiento a las funciones y derechos asignados legalmente conforme a lo establecido por la ley y los Estatutos de la entidad.
El tratamiento de datos para fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación contractual existente requerirá previa autorización del Titular de los datos o su representante.
Para continuar con el tratamiento de los datos de las personas naturales vinculadas como contratistas o proveedores que existían antes de la publicación del presente manual de políticas, LEGF CONSTRUCTORA S.A.S., solicitara la autorización a través de correo electrónico donde con formato diseñado para este fin, cuando no sea posible la solicitud por correo electrónico se procederá a enviar comunicación escrita al domicilio que aparece registrado en los datos personales del Titular de los datos.
11.5. Bases de datos otros terceros
Son las bases de datos manuales o automatizados que contienen datos de las personas naturales que no cumplen las características para ser clientes, empleados, contratista, proveedores, socios, pero de los cuales la entidad debe realizar Tratamiento de datos personales, en el desarrollo del objeto social de la entidad.
El tratamiento de datos para fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación contractual existente requerirá previa autorización del Titular de los datos o su representante
Para continuar con el tratamiento de los datos de las personas naturales vinculadas como contratistas o proveedores que existían antes de la publicación del presente manual de políticas, LEGF CONSTRUCTORA S.A.S., solicitara la autorización a través de correo electrónico donde con formato diseñado para este fin, cuando no sea posible la solicitud por correo electrónico se procederá a enviar comunicación escrita al domicilio que aparece registrado en los datos personales del Titular de los datos.

11.6. Bases de datos de archivos inactivos
Son las bases de datos manuales o sistematizadas que contienen archivos o información de carácter personal inactiva; en los registros que lleva LEGF CONSTRUCTORA S.A.S., esta información se encuentra almacenada en archivos que garantizan su disponibilidad, su integridad, la confidencialidad y trazabilidad. La administración y conservación de esta información de carácter personal almacenada en estas bases de datos tienen como finalidad el cumplimiento de las normas legales sobre el termino de permanencia establecidos en la normatividad vigente.
Los titulares de datos personales almacenados en estos archivos podrán ejercer su derecho de acceso, actualización, rectificación o supresión, frente al responsable del tratamiento en la entidad.

12. AUTORIZACIÓN
A partir de la vigencia del presente documento cuando se trate de datos diferentes a los de naturaleza pública, definidos en el numeral 2 del artículo 3 del decreto reglamentario 1377 del 2013 LEGF CONSTRUCTORA S.A.S., solicitara previamente la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba, que de manera inequívoca permita al titular concluir de manera razonable que otorgo la autorización, esta autorización puede ser parte de un documento más amplio como un contrato, formato, formulario, otro si etc.
12.1. Procedimiento para recolección de datos personales:
Dando cumplimiento a los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos en LEGF CONSTRUCTORA S.A.S., se limitará a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos, en desarrollo del objeto social de la entidad, conforme a la normatividad vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del Titular.
Para continuar con el tratamiento de los datos de las personas naturales vinculadas contractualmente como clientes, proveedores, empleados, socios y otros terceros existentes antes de la publicación del presente manual de políticas, LEGF CONSTRUCTORA S.A.S., solicitara la autorización a través de correo electrónico con formato diseñado para este fin.
Cuando no sea posible la solicitud por correo electrónico se procederá a enviar comunicación escrita al domicilio que aparece registrado en los datos personales del Titular de los datos, con el fin de autorizar de manera previa y general el Tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución de contratos en las diferentes relaciones contractuales existentes en LEGF CONSTRUCTORA S.A.S., que incluye autorización para recolectar, modificar o corregir en momento futuros datos personales del Titular de los datos la entidad ha incluido dentro de los documentos soporte de la relación contractual cláusula de autorización.
12.2. Deber de Informar al Titular
LEGF CONSTRUCTORA S.A.S., al momento de solicitar la autorización para el tratamiento de datos personales informara al Titular:
• El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad específica del mismo.
• El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
• Los derechos que le asisten como titular.
• La página Web, correo electrónico, dirección física, y demás canales de comunicación por los cuales podrá formular consultas y/o reclamos.
12.3. Personas a quienes se les puede suministrar la información
LEGF CONSTRUCTORA S.A.S., suministrara la información de las bases de datos personales conforme a la ley 1581 del 2912 a las siguientes personas:
• A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales;
• A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
• A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.
12.4. Medios y manifestaciones para otorgar la autorización
La autorización puede constar en documento físico, electrónico, mensaje de datos, sitio web, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta o mediante un mecanismo técnico idóneo que permita manifestar u obtener el consentimiento del Titular de los datos, que demuestre que de no haber surtido una relación con el Titular los datos nunca hubieran sido capturados y almacenados en las bases de datos de la empresa.
12.5. Pruebas de la autorización
LEGF CONSTRUCTORA S.A.S., Implementara y adoptara las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Se podrán establecer archivos físicos o electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
12.6. Revocatoria de la autorización
LEGF CONSTRUCTORA S.A.S., pondrá a disposición de los titules de los datos personales mecanismos gratuitos y de fácil acceso en el evento en que el Titular de datos personales requiera radicar solicitud de supresión o la revocatoria de la autorización otorgada.
Los Titulares de los datos podrán solicitar a LEGF CONSTRUCTORA S.A.S., a través de los mecanismos establecidos para esto por la empresa, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización dada a la empresa para el Tratamiento de los mismos, para esto debe presentar la solicitud por escrito y se surtirá el siguiente procedimiento establecido en el artículo 15 de la ley 1581 del 2012:
• Debe formular el reclamo mediante solicitud escrita con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
• Una vez se reciba el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. • LEGF CONSTRUCTORA S.A.S. contara con un término máximo para atender el reclamo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando le asista al Titular un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
12.7. Datos recolectados antes de la expedición del decreto 1377 del 2013
De no ser posible obtener la autorización para el tratamiento de datos personales por parte del titular o si para poder obtener la LEGF CONSTRUCTORA S.A.S., deba incurrir en una costo excesivo que comprometa la estabilidad financiera o es imposible solicitar a cada titular el consentimiento y poner en su conocimiento las políticas establecidas y el modo de ejercer sus derechos se realizaran mecanismos alternos tales como, diarios de amplia circulación nacional, diarios locales o revistas, página de Internet, carteles informativos, entre otros, y se informara a la Superintendencia de Industria y Comercio, dentro de los cinco (5) días siguientes a su implementación.
Se considera que existe imposibilidad de solicitar a cada Titular el consentimiento para el tratamiento de sus datos personales cuando no se cuente con datos de contacto ya sea porque no reposan en los archivos, registros o bases de datos, de la entidad o porque se encuentran desactualizados, incorrectos, incompletos o inexactos.
Si pasados treinta (30) días hábiles, contado a partir de la implementación de cualesquiera de los mecanismos de comunicación ya descritos, el Titular no se contacta, LEGF CONSTRUCTORA S.A.S., continuara realizando el Tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos para la finalidad o finalidades indicadas en la política de Tratamiento de la información, puesta en conocimiento de los Titulares mediante tales mecanismos, sin perjuicio de la facultad que tiene el Titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato.
12.8. Casos en los que no se requiere autorización del titular de los datos La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de
• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza Pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos Relacionados con el Registro Civil de las personas. (excluye datos biométricos como dato sensible).
12.9. Limitaciones al tratamiento de datos personales
LEGF CONSTRUCTORA S.A.S. sólo dispondrá de los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades establecidas, que se requieran para aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del Tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, se procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

13. PROCEDIMIENTOS
13.1. Procedimiento para consulta
El titular o causahabiente de los datos personales podrá acceder al derecho de consulta de sus datos enviando comunicación escrita física, o por correo electrónico anexando a la solicitud fotocopia del documento de identidad, indicando dirección de contacto física o electrónica, y teléfono, si la consulta se hace a través de apoderado este debe anexar documento autenticado que lo acredite como representante del titular.
Para ejercer este derecho puede radicar comunicación escrita en El Kilómetro 2 Anillo Vial Floridablanca-Girón Torre 2 Oficina 325 Barrio Ecoparque Empresarial Natura de la ciudad de Floridablanca municipio de Santander, República de Colombia o al correo electrónico contador@legfconstructora.com, debe anexar los documentos ya mencionados.
Las consultas de los Titulares o Causahabientes de los datos personales serán resueltas en un término de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de del recibo de la consulta. Si no se puede atender la consulta en este término de tiempo se informará al interesado indicando los motivos de la demora y asignando una nueva fecha para atender la consulta dentro de los cinco días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
13.2. Procedimiento para reclamos
LEGF CONSTRUCTORA S.A.S. observara el siguiente procedimiento cuando por alguna circunstancia el Titular de los datos personales requiera que la información almacenada sea objeto de corrección, actualización, o supresión, o advierta un presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes señalados en este documento debe:
Presentar solicitud escrita o por correo electrónico dirigida a LEGF CONSTRUCTORA S.A.S. que debe contener:
• Copia del documento de identidad del Titular de los datos personales.
• Descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo.
• Dirección, correo electrónico y teléfono del Titular de los datos personales.
Si la reclamación se realiza a través de apoderado se debe anexar el documento autenticado que acredite como representante del Titular.
Para ejercer este derecho puede radicar comunicación escrita en el Kilómetro 2 Anillo Vial Floridablanca-Giron Torre 2 Oficina 325 Barrio Ecoparque Empresarial Natura De La Ciudad De Floridablanca, Municipio De Santander, República De Colombia o al correo electrónico contador@legfconstructora.com, debe anexar los documentos ya mencionados.

Si el reclamo resultare incompleto se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo. Si pasados dos (2) meses el Titular de los datos personales no presentara la información requerida de manera completa se entenderá que ha desistido del reclamo.
En el caso en que no competa a LEGF CONSTRUCTORA S.A.S. resolver el reclamo, se trasladara a quien corresponda en el término de (2) días habilites y se informara al remitente del reclamo.
Una vez se reciba el reclamo de manera completa y adecuada en (2) días hábiles se incluirá en la base de datos el siguiente mensaje “reclamo en trámite” y se describirá el motivo del mismo que se mantendrá hasta que sea resuelto el reclamo.
LEGF CONSTRUCTORA S.A.S. dará respuesta al reclamo máximo (15) días hábiles después de la fecha de recibo a satisfacción, si no es posible responder el reclamo en estos días se informará al Titular de los datos los motivos se dará respuesta máxima (8) días siguientes al vencimiento del primer término.

14. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LAS BASES DE DATOS PERSONALES
El tratamiento para los datos personales indispensables de clientes, proveedores, contratistas, empleados y otros terceros, terceros inactivos, estará enmarcado en el orden legal y en el objeto social de LEGF CONSTRUCTORA S.A.S. determinado en la explotación la industria de la construcción en todos sus aspectos, la prestación de servicios de proyectos de ingeniería de toda índole, en todas sus fases y ramas.
Los datos personales obtenidos efectivamente en desarrollo y cumplimiento del objeto social de la entidad serán utilizados para cumplir con los deberes legales y para atender adecuadamente la relación existente con el titular del dato de tal manera que se evitara solicitar información ajena a los propósitos ya mencionados.
En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos deberá limitarse a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del Titular
La autorización para el tratamiento de los datos personales, de que trata la ley 1581 del año 2012, permite a LEGF CONSTRUCTORA S.A.S., recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar y transmitir, la información de sus datos para efectos de cumplir con las siguientes finalidades:
• LEGF CONSTRUCTORA S.A.S. obtendrá, mantendrá y utilizará datos personales siempre que se encuentre facultada para esto ya sea por normatividad legal, o porque se derive de una relación contractual dentro del desarrollo del objeto social con el Titular de los datos, o porque este lo haya autorizado expresamente.
• Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, contratistas, proveedores, socios, trabajadores, y demás terceros con los que la entidad se relacione en el desarrollo y cumplimiento de su objeto social, incluido el pago de obligaciones contractuales.
• Cumplir los contratos celebrados con los clientes, contratistas, proveedores, socios trabajadores y otros terceros en desarrollo y cumplimiento de su objeto social.
• Registrar la información de Clientes, Proveedores, socios o empleados (activos e inactivos) en la base de datos de la Compañía.
• Ofrecer los servicios comprendidos en el objeto social de la compañía en conjunto con nuestros aliados comerciales.
• Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral.
• Desarrollar el proceso de selección, evaluación y vinculación de Contratistas y Proveedores.
• Enviar a través de la dirección física o electrónica información relacionada con los proyectos de la Compañía, realizar encuestas de satisfacción, cobros de cartera, y cualquier otra información relacionada con el desarrollo de las actividades en cumplimento del objeto social de la entidad.
• La compañía podrá entregar los datos personales registrados en las bases de datos a entidades de control y vigilancia que se encuentren facultadas para solicitarlos y cuando exista orden judicial.
• Cualquier otra actividad necesaria para el efectivo cumplimiento de la relación comercial que tiene la compañía con proveedores y clientes.
• Cualquier otra actividad necesaria para el efectivo cumplimiento de la relación laboral que tiene la Compañía con sus empleados.
• Realizar el envío de información relacionada con proyectos, actividades, noticias, productos y demás bienes o servicios ofrecidos por la entidad.
• Desarrollar la misión de LEGF CONSTRUCTORA S.A.S. conforme a sus estatutos.
• Cumplir las normas aplicables a Empleados, proveedores y contratistas, incluyendo, pero sin limitarse a las tributarias y comerciales.
• Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a ex empleados, empleados actuales, trabajadores por cuenta propia, ejercicio de profesiones liberales y candidatos a futuro empleo.
• LEGF CONSTRUCTORA S.A.S. solicitara autorización para el uso de los datos al titular de los mismos indicando la finalidad del tratamiento obteniendo consentimiento informado expreso del Titular.
• La Autorización para el uso de los datos se solicitará de manera previa al tratamiento de los mismos, al momento de la recolección inicial de documentos para dar inicio a la relación contractual.
• Si en algún memento LEGF CONSTRUCTORA S.A.S., se viera en la obligación de utilizar los datos personales del titular para una finalidad diferente a la inicialmente pactada o señalada por la ley informará al Titular de los datos personales y se obtendrá una nueva autorización.
• Cuando los datos del Titular sean suministrados por un tercero este debe estar debidamente autorizado por el Titular o amparado por la ley para entregar dicha información.
• LEGF CONSTRUCTORA S.A.S., no limitara una relación contractual a la entrega por parte del Titular de datos considerados sensibles en el marco de la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, a menos que sea obligatorio el registro de estos datos para poder dar cumplimiento a la relación contractual.
• LEGF CONSTRUCTORA S.A.S., velará porque los datos personales que reposan en sus archivos y bases de datos sean almacenados y administrados en razonables condiciones de seguridad y confidencialidad.
• Se consideran confidenciales todos los datos personales a excepción los que tienen el carácter de datos públicos, la información determinada como confidencial solo puede ser conocida y manejada por las personas autorizadas por la entidad.
• Todos los trabajadores vinculados a LEGF CONSTRUCTORA S.A.S., por cualquier tipo de las contrataciones existentes tienen la responsabilidad de cumplir con la política de confidencialidad y seguridad expresada en este documento y se extiende después de finalizada la actividad realizada por este en relación con el tratamiento.
• LEGF CONSTRUCTORA S.A.S., velara porque las bases de dato que contengan datos personales objeto de tratamiento sean registradas adecuada y oportunamente en los términos de la normatividad vigente.
• LEGF CONSTRUCTORA S.A.S., incluirá dentro de sus procesos y procedimientos los mecanismos para que los Titulares de datos personales puedan ejercer los derechos determinados en la ley 1581 del 2012 y el decreto 1377 del 2013 y descritos en el presente documento además de prever la divulgación de la presente política y de sus modificaciones en forma adecuada y oportuna.
• Se diseñaran los procedimientos para que garanticen que las consultas y reclamos de los Titulares de datos personales sean atendidos de forma clara, sencilla y oportuna en un término que no supere el previsto en la normatividad vigente y en los procedimientos establecidos en esta política y que las respuestas dadas sean adecuadas a la solicitud presentada.
• LEGF CONSTRUCTORA S.A.S., diseñara procedimientos internos que garanticen la seguridad para evitar daños, perdida de información, alteración, hurto, o destrucción de los datos personales,
• La responsabilidad de la aplicación de estas políticas está en cabeza de la administración de la entidad.

15. VIGENCIAS DE LAS BASES DE DATOS
Se conservarán los archivos o bases de datos que contengan datos personales por el término que la normatividad vigente así lo exija o lo permita y la vigencia de las bases de datos estará condicionada al ejercicio del objeto social de LEGF CONSTRUCTORA S.A.S.
Sin perjuicio de lo señalado anteriormente el periodo mínimo de conservación de las bases de datos personales corresponderá al periodo de duración de la relación legal o contractual o a aquel que sea requerido para que LEGF CONSTRUCTORA S.A.S. cumpla con las obligaciones originadas de dicha relación, o al tiempo necesario para que el Titulara de los datos pueda ejercer sus derechos en el marco de la naturaleza de la relación que los vincula.

16. NORMATIVIDAD APLICABLE, CONTACTO Y VIGENCIA
LEGF CONSTRUCTORA S.A.S., ha elaborado este manual de políticas y procedimientos para la protección de datos personales siguiendo los parámetros establecidos en la ley 1581 del 2012 y su decreto reglamentario 1377 del 2013, ley 1266 del 2008.

17. INFORMACIÓN DE CONTACTO
LEGF CONSTRUCTORA S.A.S. pone a disposición de los Titulares de datos personales o
sus Causahabientes Para ejercer sus derechos sus oficinas en el kilómetro 2 anillo vial Floridablanca-Giron torre 2 oficina 325 barrio ecoparque empresarial natura de la ciudad de Floridablanca municipio de Santander, república de Colombia, el correo electrónico contador@legfconstructora.com, teléfono celular 310 348 3844





18. RESPONSABLES DE LA INFORMACIÓN
La Gerencia Administrativa y financiera quien delegara en las diferentes dependencias definidas en el organigrama de LEGF CONSTRUCTORA S.A.S. será responsable de la atención de peticiones, consultas, reclamos, quejas en el ejercicio de los derechos del Titular de los datos personales, la persona autorizada por este o algún ente de control y vigilancia, de la información que reposa en las bases de datos de la entidad.

19. VIGENCIA
El presente manual rige a partir del 16 de Agosto de 2022

20. ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA
LEGF CONSTRUCTORA S.A.S. Podrá modificar los términos y condiciones del presente documento de políticas y procedimientos para cumplir las obligaciones establecidas en la ley 1581 del 2012 los decretos reglamentarios y demás normas que lo complementen, modifiquen o deroguen lo contenido en este documento para poder reflejar cualquier cambio en las operaciones o funciones de la entidad, en los casos en que esto ocurra se publicará el nuevo documento de políticas y procedimientos en la página web o la cartelera de la compañía.